Uso indevido de dados de empresas: o que fazer e como agir?

No ambiente corporativo, a segurança da informação e a privacidade de dados tornou-se um dos pilares essenciais para a manutenção da competitividade e integridade das organizações. O uso indevido de dados refere-se a qualquer ação não autorizada que envolva a cópia, repasse ou utilização de informações confidenciais da empresa.

Essa prática, além de colocar em risco dados estratégicos, pode comprometer processos internos, gerar perdas financeiras e abalar a credibilidade da organização. Por isso, entender e prevenir esse tipo de conduta é fundamental para a proteção do patrimônio informacional e a continuidade dos negócios.

Quer saber como implementar medidas eficazes para evitar esses riscos e garantir a conformidade com a LGPD? Continue lendo para descobrir as estratégias e práticas que podem transformar a segurança dos dados da sua empresa!

O que é considerado violação de dados?

A violação de dados configura-se quando ocorre qualquer ação não autorizada que resulte na extração, divulgação ou manipulação de informações sensíveis. 

Essa definição abrange tanto os dados pessoais – que asseguram a privacidade e a integridade das informações individuais de colaboradores e clientes – quanto os dados corporativos, que envolvem informações estratégicas e sigilosas fundamentais para a continuidade dos negócios e a competitividade da organização.

Exemplos práticos e cenários comuns

• Cópia e repasse indevido: casos em que colaboradores copiam arquivos, encaminham e-mails para destinatários desnecessários, compartilham informações confidenciais com terceiros ou acessam dados sem a devida autorização, seja de forma intencional ou acidental, expondo a empresa a riscos consideráveis.
  
• Uso de dados para fins alheios: situações em que informações empresariais são utilizadas para benefício próprio ou de terceiros. Por exemplo, um funcionário pode explorar dados estratégicos para favorecer uma concorrência ou até mesmo para desenvolver um empreendimento pessoal, comprometendo a competitividade e a reputação da organização.

Como a empresa deve se posicionar frente ao uso indevido de dados?

Para enfrentar um incidente de uso indevido de dados, a empresa deve agir de forma rápida e coordenada, adotando medidas que minimizem riscos e reforcem a segurança.

Comunicação e diagnóstico

Assim que um incidente for identificado, é fundamental estabelecer um canal interno seguro para que os colaboradores reportem a ocorrência imediatamente. Em seguida, deve-se realizar uma análise detalhada para identificar a extensão do problema e mapear a origem da violação.

Atuação jurídica

O próximo passo é acionar o departamento jurídico para avaliar os riscos legais e iniciar os procedimentos cabíveis. Paralelamente, a equipe de DPO deve revisar e reforçar os protocolos de segurança da informação, alinhando todas as ações aos requisitos da LGPD, como a comunicação à ANPD, caso necessário.

Políticas de prevenção e comunicação externa

A atualização dos protocolos de acesso a informações sensíveis e a implementação de sistemas de monitoramento são essenciais para prevenir futuras violações. Além disso, investir na capacitação contínua dos colaboradores ajuda a fortalecer uma cultura de segurança. Em caso de incidentes, é importante adotar uma estratégia de comunicação transparente com parceiros, clientes e, se necessário, com os órgãos reguladores, demonstrando o compromisso da empresa com a integridade dos dados.

Integrar essas medidas com os princípios da LGPD não apenas minimiza riscos e penalidades, mas também reforça a reputação e a continuidade dos negócios.

Quais são as consequências para a pessoa que utilizou indevidamente os dados da empresa?

O colaborador responsável pelo uso indevido de dados pode enfrentar consequências significativas. Internamente, a empresa pode adotar medidas disciplinares que variam desde advertência e suspensão até a demissão, além de instaurar processos investigativos que podem agravar a sanção. 

Legalmente, a legislação — especialmente a Lei Geral de Proteção de Dados — prevê responsabilização com possíveis sanções criminais e cíveis, evidenciando uma postura cada vez mais rigorosa no combate a essas práticas. Por fim, a conduta pode prejudicar seriamente a carreira e a reputação profissional, comprometendo a confiança dos colegas e do mercado e afetando futuras oportunidades de emprego.

Concluímos que a violação de dados é um risco real que precisa ser combatido com agilidade e estratégia. Compreender o que constitui uma violação, adotar medidas imediatas – como canais seguros de comunicação, revisão dos protocolos internos e capacitação contínua dos colaboradores – é essencial para mitigar riscos e proteger o patrimônio informacional.

Reforçamos a importância de estar em conformidade com a LGPD e manter políticas de segurança robustas para prevenir incidentes e garantir a credibilidade da empresa. Por isso, incentivamos os empresários a revisarem seus processos internos, investirem em treinamento e tecnologia, e adotarem uma postura proativa no combate a práticas que coloquem os dados em risco.

Para se aprofundar no assunto, convidamos você a conferir nosso artigo: DPO na LGPD: entenda seu significado e papel!