A certificação ISO 37301 é essencial para organizações que desejam implementar um sistema de gestão de compliance robusto e operacional. Diferente de meras diretrizes, essa norma exige a demonstração prática do comprometimento da empresa com a ética e a transparência.
Evoluindo da ISO 19600, a ISO 37301 traz requisitos mais mensuráveis, apoiados no ciclo PDCA, que ajudam a reduzir riscos de sanções e multas, aumentar a credibilidade e prevenir fraudes.
Ao adotar essa certificação, sua organização não só implementa políticas de compliance, mas também transforma a cultura interna, integrando processos que permitem identificar e mitigar riscos de forma contínua.
O ciclo PDCA – Planejar, Executar, Verificar e Agir – é a espinha dorsal de um sistema de gestão de compliance bem-sucedido. Para facilitar a compreensão, dividimos essa abordagem em etapas com subtítulos, destacando os pontos essenciais de cada fase.
No estágio de planejamento, é fundamental compreender o contexto da organização. Isso envolve uma análise detalhada do modelo de negócio, do porte, das atividades e do ambiente regulatório.
Durante essa fase, é importante realizar workshops e entrevistas com as lideranças, o que permite identificar não apenas as obrigações legais, mas também as expectativas das partes interessadas. Muitas empresas utilizam bases estruturadas na ISO 19600, aprimorando essas informações para atender aos requisitos mais robustos da ISO 37301.
Na fase de execução, a ênfase é na implementação de medidas práticas e operacionais. A avaliação dos riscos de compliance deve ser realizada com rigor por meio de entrevistas e reuniões estratégicas, mapeando os pontos críticos da organização. Com esses dados, são elaborados relatórios detalhados do diagnóstico e planos de ação para a mitigação dos riscos identificados.
A elaboração de um código de conduta e a definição clara de procedimentos operacionais são etapas essenciais. Além disso, é imprescindível que os colaboradores sejam treinados de forma eficaz, garantindo que a teoria se traduza na prática no dia a dia da empresa.
A verificação do sistema passa pelo monitoramento contínuo e pela realização de auditorias internas periódicas. Essa etapa envolve a criação de indicadores de desempenho que avaliam, por exemplo, a eficácia dos treinamentos e a frequência das não conformidades.
Por meio de análises regulares, a organização pode identificar possíveis falhas e corrigir desvios, garantindo que o sistema de conformidade permaneça alinhado com os objetivos estratégicos.
A fase final do ciclo PDCA consiste em agir para implementar melhorias contínuas. Quando os indicadores apontam para possíveis ajustes, a empresa deve agir prontamente, revisando processos e reforçando treinamentos.
Essa postura proativa garante que o sistema evolua e se adapte às mudanças internas e externas, consolidando um ambiente de conformidade dinâmico e resiliente.
Enquanto a ISO 19600 fornecia diretrizes para a criação de um ambiente de compliance, a ISO 37301 vai além, exigindo evidências práticas e mensuráveis do comprometimento da organização.
A evolução entre essas normas reflete uma mudança de paradigma: de um modelo meramente orientador para um sistema operacional que integra o ciclo PDCA de forma efetiva, permitindo a constante melhoria dos processos internos.
Especialistas recomendam que o processo de implementação seja iniciado com, pelo menos, seis meses de antecedência da data prevista para a auditoria de certificação. Esse período é fundamental para que a empresa possa realizar um diagnóstico completo, implementar as medidas necessárias e conduzir auditorias internas que evidenciem a eficácia do sistema.
Em organizações de porte médio, a fase de planejamento pode se estender por um a três meses, seguida por duas a quatro semanas de implementação intensa e, posteriormente, um monitoramento contínuo com revisões semestrais.
Embora o investimento financeiro possa variar, pequenas e médias empresas costumam destinar cerca de R$20.000 para iniciar o processo, enquanto organizações maiores podem investir valores que ultrapassam R$100.000, considerando consultorias especializadas, treinamentos e auditorias regulares.
Essa variação reflete não apenas a complexidade do sistema de compliance, mas também a necessidade de uma adaptação específica às particularidades de cada negócio.
Uma coisa é certa: não há como fugir da parte documental!
E, para isso, é preciso evidenciar que as políticas e os procedimentos foram elaborados com base no contexto da organização e na avaliação de riscos de compliance.
Não é demais lembrar, também, de que é preciso demonstrar que tudo o que está escrito nas políticas funciona realmente na prática.
Dentre os documentos obrigatórios, estão eles:
É que para a ISO 37301, um sistema de gestão de compliance bem projetado compreende medidas que fornecem tanto o conteúdo, quanto o efeito para uma cultura de compliance. De um modo em geral, tais medidas tem como principal objetivo reduzir os riscos identificados como parte do processo de avaliação de riscos de compliance.
Neste ponto, vale à pena destacar um dos principais elementos da Operação: um código de conduta que estabeleça, entre outras coisas, o total comprometimento da organização com as obrigações de compliance pertinentes.
É importante, também, que se implemente controles operacionais em situações relacionadas aos processos de negócio onde uma ausência de controles pode levar a desvios da política de compliance ou a uma violação das obrigações de compliance.
Por fim, não se pode esquecer a evidência de que foram realizados treinamentos e de que as pessoas que foram capacitadas absorveram o seu conteúdo.
Implementar a ISO 37301 é mais do que uma exigência normativa; é uma estratégia decisiva para transformar o compliance em um diferencial competitivo. Ao integrar o ciclo PDCA com práticas operacionais sólidas, sua organização não só reduz riscos e evita multas, como também fortalece sua reputação no mercado. Essa abordagem, recomendada por especialistas e advogados, demonstra um comprometimento real com a transparência e a ética corporativa.
Se você deseja transformar sua abordagem de compliance e garantir a certificação ISO 37301 de maneira prática e estratégica, a GEP Compliance está pronta para ajudar. Pioneira na dupla certificação ISO 37001 e ISO 37301, nossa equipe de especialistas pode orientar sua organização em cada etapa do processo, do diagnóstico inicial à implementação das melhorias contínuas.
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